PRIVACYVERKLARING

Laatste update privacyverklaring: 06.05.2019

Bij Spoormans hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en wat we met uw gegevens doen.

1 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Willem Spoormans NV met ondernemingsnummer BTW BE 0413.022.238 met maatschappelijke zetel te Eugeen Meeusstraat 6, 2170 Merksem te België is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van de klanten, prospecten en leveranciers van Willem Spoormans NV en Spoormans SARL gevestigd te Rue de Lorraine 5, 62510 Arques te Frankrijk. Hierna wordt de verwerkingsverantwoordelijke ook verder ‘Spoormans’ genoemd.

Binnen de groep van ondernemingen waartoe de verwerkingverantwoordelijke behoort, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt deze persoon contacteren via privacy@arvesta.eu.

2 Welke gegevens verzamelen we van klanten en prospecten?

Welke gegevens?

Vooreerst kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: naam, adres, leveradressen, BTW-nummer, ondernemingsnummer, GSM- en/of telefoonnummer, faxnummer, taal, beroep, branche, VLM gegevens (exploitantnummer, landbouwernummer, exploitatienummer), sanitelnummer, bankrekeningnummer, bedrijfstype, aankoopgegevens (aangekochte producten, prijs, hoeveelheden, moment aankoop), bedrijfsgegevens (aantal dieren, soort dieren,...). Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie en telefoonnummer verzamelen.

Bovengenoemde gegevens hebben we verkregen:

  • Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties;

  • Via uw website, folders,...;

  • Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;

  • Via andere vennootschappen uit de groep, waartoe Spoormans behoort. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

We gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het houden van een prospecten- en klantenadministratie, het opmaken en versturen van facturen en daarover communiceren, het verwerken van bestellingen, uitvoeren van leveringen en daarover communiceren en het voeren van een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen). Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Het houden van een administratie en het voeren van een debiteurenbeheer doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.

We verwerken uw gegevens ook om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statististische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Tot slot kunnen we uw gegevens ook verwerken om u elektronisch en/of per post te informeren over onze producten, diensten en evenementen, voor direct marketing of om profielen op te maken. Door het opmaken van profielen kunnen we u veel gerichtere en meer nuttige informatie bezorgen. U zal alleen elektronische commerciële communicaties ontvangen als u hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven.

Hoe lang houden we uw gegevens bij? We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

2.1 Welke gegevens verzamelen we van leveranciers?

Welke gegevens?

We kunnen de volgende gegevens verzamelen: Naam, adres, BTW-nummer, GSM-nummer, telefoonnummer, faxnummer, sanitelnummer, bedrijfstype, bankrekeningnummer, taal, website leverancier. Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie en telefoonnummer verzamelen.

Bovengenoemde gegevens hebben we verkregen:

  • Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website;

  • Via uw website, folders,...;

  • Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;

  • Via andere vennootschappen uit de groep, waartoe Spoormans behoort. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

We gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het houden van een leveranciersadministratie, het opstellen en uitsturen van bestellingen, ontvangen, verwerken en betalen van inkomende facturen en daarover communiceren. Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze onmiddellijk verwijderd.

3 Welke gegevens verzamelen we via onze website?

In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website, waarvoor we dat doen en op basis van welke rechtsgrond. Daarnaast geven we ook aan hoe lang we uw gegevens bewaren.

Contactformulier

Via onze website kan u met ons contact opnemen middels het contactformulier. Als u dit doet, verzamelen we uw voornaam, naam, e-mailadres en optioneel ook de naam van uw bedrijf of het bedrijf waar u werkt, BTW-nummer, telefoonnummer/GSM-nummer en uiteraard de door u gestelde vraag.

We hebben een gerechtvaardigd belang om de gegevens die u doorgeeft te verzamelen, dit om uw bericht te kunnen beantwoorden. We houden deze gegevens niet langer bij dan noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden of de door u gevraagde informatie te kunnen bezorgen.

4 Geven we uw gegevens door of verkopen we uw gegevens?

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en in het kader van de hoger gemelde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw gegevens wel delen met:

  • de vennootschappen binnen de groep waartoe Spoormans behoort, zijnde Arvesta. Dit om de klanten- en leveranciersadministratie te centraliseren. Welke vennootschappen dat zijn, kan u lezen op https://arvesta.eu;

  • derden (zoals logistieke partners, datacenters, IT Service Providers, drukkerijen, mailingbureaus, websitebouwer,...). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd;

  • Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bv. voedselveiligheid, fiscaal). Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld.

  • Verder kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.

5 Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.

Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

6 Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?

U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u geen e-mails of persoonlijk aan u geadresseerde post meer wenst te ontvangen met o.a. productinformatie, promoties, advies, info over evenementen, nieuws over onze onderneming,... dan kunt u zich eenvoudig uitschrijven op onze mailinglijst. Wilt u geen e-mails meer ontvangen, dan kan u zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails. U kan ons zowel voor de uitschrijving op e-mails als op persoonlijk geadresseerde post ook steeds contacteren via onderstaand e-mailadres.

U dient uw verzoek per e-mail te versturen naar privacy@spoormans.com of per post naar het adres van de verwerkingsverantwoordelijke.

Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres, kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart en een duidelijke beschrijving van uw verzoek.

Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voor Nederlandse klanten de Autoriteit Persoonsgegevens en voor Frankrijk is dit La Commision Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

7 Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.

Willem Spoormans nv
Eugeen Meeusstraat 6 2170 Merksem - Antwerpen
T: +32 3 641 05 22 F: + 32 14 67 21 42
E: info@spoormans.com
BTW BE 0413 022 238

© 2021 Arvesta. All rights reserved.
Arvesta